Externalización de procesos

La real academia española se define externalización de procesos como «acción y efecto de estandarizar». La externalización de servicio o productos se conoce, generalmente por su denominación en inglés es «outsourcing», esto se refiere a la entrega de actividades propias de ésta a otra empresa especializada en el tema. Por lo general se le llama externalización de los servicios de recursos humanos al recruiting y la externalización de servicios informaticos outsourcing IT.

Por otra parte la externalización, es una práctica, que se está llevando a cabo por las grandes empresas, desde hace un tiempo a la fecha.

El planteamiento de la externalización es la disminución de los costos, debido a que la empresa hace la actividad de manera externa, en el cual se dedica exclusivamente a aquello. Eso quiere decir, que tienen experiencia en la materia. La externalización es un utensilio, económico y útil de ampliar los horizontes de la empresa, hacia otros países, debido a que con la externalización la empresa se ahorrará en la parte del personal y en edificios corporativos.

Razones para llevar a cabo la externalización de procesos de negocio en tu empresa
Durante los últimos años estamos asistiendo a un cambio en la forma de trabajar de las grandes empresas. En un mercado cada vez más competitivo es crucial focalizar los esfuerzos y recursos disponibles en una actividad específica, la principal de la empresa, delegando determinados procesos a empresas especializadas. En eso consiste precisamente la externalización de procesos de negocio (también llamada outsourcing), en confiar a un proveedor especializado actividades relacionadas con otras áreas como recursos humanos, contabilidad, limpieza, mantenimiento informático, etc.

5 ventajas de la externalización de procesos de negocio y externalización de procesos de recursos humanos

Reducción de costes. El ahorro es una de las principales ventajas del outsourcing. Al externalizar ciertos procesos de negocio la empresa evita costes innecesarios como pueden ser la contratación de personal o la inversión en equipos de trabajo para desarrollar funciones que no son su principal área de trabajo.
Ahorro de tiempo. Al externalizar ciertos trabajos la empresa ahorra en tiempo, ya que lo dedica a otras actividades más importantes, dejando en manos de profesionales especializados el resto. De esta forma se incrementa también la eficiencia.
Asegurar la calidad del trabajo. El outsourcing permite derivar ciertos trabajos a personal cualificado, con mayor conocimiento y experiencia. Un equipo de informáticos siempre sabrá cómo actuar en caso de avería de un ordenador mejor que un trabajador de otro sector empresarial, por ejemplo.
Aumentar la productividad y competitividad. Al derivar trabajos secundarios, la empresa puede centrar sus esfuerzos y recursos a mejorar los servicios que ofrece. De esta forma es posible poner en marcha nuevos proyectos.
Reducción de riesgo. Al dejar de manos de profesionales cada trabajo concreto nos aseguramos su correcto desarrollo y ejecución. De esta forma evitaremos errores innecesarios.
Razones para llevar a cabo la externalización de procesos de negocio en tu empresa

Outsourcing de poi Soluciones
En bpo somos precursores de externalización de servicios en nuestro país. Con más de 60 años de experiencia a nuestras espaldas, trabajamos para asegurar la eficiencia de nuestros clientes. Para ello, ponemos a su disposición:

Servicios de impresión. Servicio completo de impresión, plegado, ensobrado y puesta en correo, así como de gestión de devoluciones y de respuestas.
Servicios de call center y telemarketing. Plataforma de atención telefónica de alta calidad para la captación de visitas, ventas y todo tipo de acciones promocionales.
Servicio de captura de datos. Optimizamos los procesos de obtención y verificación de información de cualquier tipo, tanto en las herramientas del cliente como en las propias de CTI.
Servicios de back office. Tratamiento y gestión de documentación administrativa de la empresa.
Nuestro personal cuenta con un gran conocimiento en diversos procesos de gestión que permiten a las empresas la externalización de varias tareas profesionales. De esta forma tu empresa podrá enfocarse hacia las tareas críticas de su negocio, así como obtener un mayor control del servicio y un tangible ahorro de costes. Si estás pensando en contratar servicios de externalización de procesos de negocio confía en nosotros. Nuestro equipo de profesionales te asesorarán sobre qué servicio de outsourcing es el más conveniente para tu empresa.

Data Management Uno de los beneficios que tiene la externalización, es la liberación de carga de trabajo, a las planas gerenciales y ejecutivas, debido a que estas se pueden unir a las actividades internas. Por lo que la empresa se ahorrará el tiempo y el esfuerzo del personal, en las actividades que son consideradas menores.

Unas de las actividades que ingresan en el campo de la externalización, es la limpieza del edificio corporativo, en el cual son externalizados a otras empresas que se dedican de manera exclusiva en el negocio. Por lo que también se ahorra en personal calificado. Las empresas que se dedican a la externalización, son llamadas empresas de servicios, lo que quiere decir que no producen bienes, sino que entregan un servicio a la empresa.

La crisis económica ha convertido a la externalización en una herramienta de gestión clave para las empresas. En este entorno cada vez más globalizado y competitivo, las compañías buscan soluciones rentables y de calidad para poder sobrevivir y progresar.

Se entiende por externalización la delegación de una parte del proceso de negocio de una empresa a una compañía externa, especialista en el servicio. La externalización es una estrategia empresarial que aporta a las empresas claras ventajas competitivas.

¿Sabes si la externalización puede beneficiar a tu empresa? Detallamos 7 claves para que puedas valorar si esta herramienta de gestión puede aportar rentabilidad a tu negocio:

.
7 claves para saber si la externalización puede beneficiar a tu empresa
1. ¿En qué actividades debería focalizarme?
Si decides contratar los servicios de un proveedor externo para que se responsabilice del cumplimiento de ciertas funciones de tu empresa, antes que nada, deberás evaluar cuáles desarrollar internamente y cuáles encomendar.

No todos los procesos de negocio se pueden externalizar. Si tu objetivo es optimizar y desarrollar correctamente tu actividad, no puedes delegar aquellas funciones que son imprescindibles para tu organización. Precisamente, la externalización es una solución para aquellas empresas que buscan aumentar su rendimiento y calidad, pero no disponen de suficientes recursos para gestionar de manera eficiente todas sus actividades.

Esta herramienta te permitirá delegar tus funciones auxiliares a terceros especializados y disponer de todos los recursos internos para las actividades principales de tu empresa.

2. ¿Quiero ser excelente en todas mis actividades empresariales?
Si las empresas quieren sobrevivir y crecer en este mercado actual, deberán focalizar todo su tiempo y esfuerzo en aquellas tareas que las diferencian y les aportan un valor añadido.

Es por esta razón que, en los últimos años, cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para mejorar sus procesos y lograr ser más competitivas.

Esta herramienta de gestión te permitirá obtener una mayor eficiencia en tus áreas estratégicas, disponer de soluciones innovadoras sin tener que hacer grandes inversiones y ofrecer servicios de mayor calidad a tus clientes.

3. ¿Tengo los procesos bien definidos y controlados?
Antes de decidirte y contratar un tercero, te recomendamos definir previamente las actividades y funciones de negocio que quieras externalizar.

De esta manera, una vez implementado el servicio, podrás mantener un seguimiento adecuado de tus tareas y no perder el control de los resultados en ningún punto del proceso.

Cuando el proveedor te informe periódicamente del estado del proyecto (trabajos realizados, objetivos cumplidos y fechas marcadas), podrás percibir rápidamente si el servicio se está desarrollando adecuadamente y si se están cumpliendo todos los objetivos y criterios que has establecido anteriormente en el acuerdo.

4. ¿Tengo personal especializado para cada proceso?
Ante la creciente complejidad y competencia del mercado, cada vez es más habitual la demanda de profesionales cualificados en todos los sectores y ramas.

Para las empresas esta especialización es muy importante, puesto que, si quieren seguir siendo competitivas, es imprescindible que cuenten con personal bien formado y con amplia experiencia en el sector.

No obstante, para muchas, esta exigencia es un sobrecoste que no se pueden permitir. Por esta razón, al no disponer de las competencias necesarias, muchas de ellas se plantean contratar y confiar estas actividades a profesionales externos.

Esta agencia externa, especializada en el servicio, te proporcionará expertos cualificados y capacitados que aportarán calidad y eficiencia a tus procesos de negocio.

5. ¿Qué barreras puedo encontrar?
A la hora de decidir externalizar, puede que nos encontremos con barreras que nos impidan apostar por este modelo de gestión de procesos.

Dado que esta práctica supone la implantación de una serie de cambios estructurales en la empresa, es posible que, durante su planteamiento, broten dudas o nos tengamos que enfrentar a problemas de resistencia por parte de cargos que vean amenazados sus puestos y su control.

Ante esta incertidumbre y desconfianza, para las empresas de externalización es muy importante ofrecer siempre la máxima transparencia y confianza a sus clientes; se encargarán de analizar tus necesidades y de resolver cualquier reticencia que puedas tener.

6. ¿Qué me impide externalizar? ¿Tengo miedos?
Aunque cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para dotarse de flexibilidad e incrementar su competitividad, muchas de ellas aún no se atreven a dar el paso definitivo. ¿A qué le temen?:

· Disminución de la calidad: la agencia externa asumirá los índices y requerimientos de calidad establecidos por el cliente.

· Pérdida del know-how: la empresa definirá los mecanismos de control adecuados sobre la gestión del proveedor.

· Conflictos laborales: para avanzar sin dificultades, se sentarán las bases para el entendimiento entre la empresa y los sindicatos.

· Mala ejecución del proceso: en el diseño del contrato, se definirá el esquema de coordinación entre ambas empresas, los objetivos a lograr y las herramientas de reporting y seguimiento.

· Pérdida del poder de decisión: las decisiones finales siempre quedarán en manos del cliente.

7. ¿Cómo encuentro el proveedor adecuado?
Al final, el éxito del outsourcing dependerá del proveedor que seleccionemos. A la hora de elegir, deberás confiar en una empresa externa de calidad; aquella que cuente con la experiencia, la formación y la capacidad adecuada para realizar el servicio.

Para lograr los resultados esperados y evitar la pérdida del know-how, deberás establecer siempre una relación estrecha y permanente, basada en la colaboración.

Para elegir el proveedor adecuado, puedes evaluar criterios como: su oferta económica, su fiabilidad e integridad, su imagen y experiencia, su flexibilidad, su control y seguimiento y/o su proximidad y cobertura geográfica.

La crisis económica ha convertido a la externalización en una herramienta de gestión clave para las empresas. En este entorno cada vez más globalizado y competitivo, las compañías buscan soluciones rentables y de calidad para poder sobrevivir y progresar.

Se entiende por externalización la delegación de una parte del proceso de negocio de una empresa a una compañía externa, especialista en el servicio. La externalización es una estrategia empresarial que aporta a las empresas claras ventajas competitivas.

¿Sabes si la externalización puede beneficiar a tu empresa? Detallamos 7 claves para que puedas valorar si esta herramienta de gestión puede aportar rentabilidad a tu negocio:

.
7 claves para saber si la externalización puede beneficiar a tu empresa
1. ¿En qué actividades debería focalizarme?
Si decides contratar los servicios de un proveedor externo para que se responsabilice del cumplimiento de ciertas funciones de tu empresa, antes que nada, deberás evaluar cuáles desarrollar internamente y cuáles encomendar.

No todos los procesos de negocio se pueden externalizar. Si tu objetivo es optimizar y desarrollar correctamente tu actividad, no puedes delegar aquellas funciones que son imprescindibles para tu organización. Precisamente, la externalización es una solución para aquellas empresas que buscan aumentar su rendimiento y calidad, pero no disponen de suficientes recursos para gestionar de manera eficiente todas sus actividades.

Esta herramienta te permitirá delegar tus funciones auxiliares a terceros especializados y disponer de todos los recursos internos para las actividades principales de tu empresa.

2. ¿Quiero ser excelente en todas mis actividades empresariales?
Si las empresas quieren sobrevivir y crecer en este mercado actual, deberán focalizar todo su tiempo y esfuerzo en aquellas tareas que las diferencian y les aportan un valor añadido.

Es por esta razón que, en los últimos años, cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para mejorar sus procesos y lograr ser más competitivas.

Esta herramienta de gestión te permitirá obtener una mayor eficiencia en tus áreas estratégicas, disponer de soluciones innovadoras sin tener que hacer grandes inversiones y ofrecer servicios de mayor calidad a tus clientes.

3. ¿Tengo los procesos bien definidos y controlados?
Antes de decidirte y contratar un tercero, te recomendamos definir previamente las actividades y funciones de negocio que quieras externalizar.

De esta manera, una vez implementado el servicio, podrás mantener un seguimiento adecuado de tus tareas y no perder el control de los resultados en ningún punto del proceso.

Cuando el proveedor te informe periódicamente del estado del proyecto (trabajos realizados, objetivos cumplidos y fechas marcadas), podrás percibir rápidamente si el servicio se está desarrollando adecuadamente y si se están cumpliendo todos los objetivos y criterios que has establecido anteriormente en el acuerdo.

4. ¿Tengo personal especializado para cada proceso?
Ante la creciente complejidad y competencia del mercado, cada vez es más habitual la demanda de profesionales cualificados en todos los sectores y ramas.

Para las empresas esta especialización es muy importante, puesto que, si quieren seguir siendo competitivas, es imprescindible que cuenten con personal bien formado y con amplia experiencia en el sector.

No obstante, para muchas, esta exigencia es un sobrecoste que no se pueden permitir. Por esta razón, al no disponer de las competencias necesarias, muchas de ellas se plantean contratar y confiar estas actividades a profesionales externos.

Esta agencia externa, especializada en el servicio, te proporcionará expertos cualificados y capacitados que aportarán calidad y eficiencia a tus procesos de negocio.

5. ¿Qué barreras puedo encontrar?
A la hora de decidir externalizar, puede que nos encontremos con barreras que nos impidan apostar por este modelo de gestión de procesos.

Dado que esta práctica supone la implantación de una serie de cambios estructurales en la empresa, es posible que, durante su planteamiento, broten dudas o nos tengamos que enfrentar a problemas de resistencia por parte de cargos que vean amenazados sus puestos y su control.

Ante esta incertidumbre y desconfianza, para las empresas de externalización es muy importante ofrecer siempre la máxima transparencia y confianza a sus clientes; se encargarán de analizar tus necesidades y de resolver cualquier reticencia que puedas tener.

6. ¿Qué me impide externalizar? ¿Tengo miedos?
Aunque cada vez más empresas están recurriendo a la externalización para dotarse de flexibilidad e incrementar su competitividad, muchas de ellas aún no se atreven a dar el paso definitivo. ¿A qué le temen?:

· Disminución de la calidad: la agencia externa asumirá los índices y requerimientos de calidad establecidos por el cliente.

· Pérdida del know-how: la empresa definirá los mecanismos de control adecuados sobre la gestión del proveedor.

· Conflictos laborales: para avanzar sin dificultades, se sentarán las bases para el entendimiento entre la empresa y los sindicatos.

· Mala ejecución del proceso: en el diseño del contrato, se definirá el esquema de coordinación entre ambas empresas, los objetivos a lograr y las herramientas de reporting y seguimiento.

· Pérdida del poder de decisión: las decisiones finales siempre quedarán en manos del cliente.

7. ¿Cómo encuentro el proveedor adecuado?
Al final, el éxito del outsourcing dependerá del proveedor que seleccionemos. A la hora de elegir, deberás confiar en una empresa externa de calidad; aquella que cuente con la experiencia, la formación y la capacidad adecuada para realizar el servicio.

Para lograr los resultados esperados y evitar la pérdida del know-how, deberás establecer siempre una relación estrecha y permanente, basada en la colaboración.

Para elegir el proveedor adecuado, puedes evaluar criterios como: su oferta económica, su fiabilidad e integridad, su imagen y experiencia, su flexibilidad, su control y seguimiento y/o su proximidad y cobertura geográfica.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *